Politica de Confidentialitate

POLITICA DE CONFIDENTIALITATE  SI DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Hotel Minerva & Restaurant Nan Jing

Societatea Minerva 92 (denumită „Compania”) este persoana juridică romana, cu sediul în Bucuresti, strada Gheorghe Manu nr. 2-4, Sector 1, Bucuresti. Compania ştie cât de importantă este confidenţialitatea pentru clienţii noştri şi se străduieste să explice clar modul în care colectăm, utilizăm, dezvăluim, transferăm şi stocăm informaţiile dumneavoastra. cu caracter personal. Prezenta Politică de confidenţialitate se aplică dispozitivelor, site-urilor web, administrate de noi si care se refera la serviciile si produsele noastre (denumite colectiv „Serviciile” noastre). Prezenta Politica de confidențialitate se aplică indiferent dacă utilizaţi un computer, un telefon mobil, o tabletă, ori alt dispozitiv inteligent pentru a accesa Serviciile noastre. Va informam ca intelegem să luăm masuri in vederea stocarii si prelucrarii datelor cu caracter personal in conditii de siguranta si securitate, conform legislatiei in vigoare.
Mai jos veţi găsi principalele mesaje incluse în Politica noastră de confidenţialitate.

Informaţiile pe care le colectăm

Colectăm informaţiile pe care ni le furnizaţi direct. Compania nu va colecta si prelucra nicio data personala a dumneavoastra cu ocazia vizitării paginii/paginilor web a/ale companiei, acestea fiind colectate numai in cazul in care acestea vor fi furnizate de dumneavoastra in mod voluntar, in vederea incheierii unui contract/ in cadrul demersurilor facute de dumneavoastra inainte de incheierea unui contract.
Dacă veţi comanda /rezerva un produs sau un serviciu cu plată de la noi, vă vom solicita numele, informaţiile de contact, adresele de livrare şi de facturare, adresa de e-mail, număr de telefon, precum şi informaţiile cardului de credit, pentru a vă procesa comanda/ onora rezervarea.
Va informam ca datele solicitate prin formularele de rezervare / comanda, fisele de anunțare a sosirii si plecării din unitatea de primire turistică, sunt datele minime necesare pentru satisfacerea cerintelor legale privind intocmirea ofertei, contractului si facturii, precum si pentru onorarea cererii dumneavoastra /executarea contractului.
Va puteti exercita oricand, urmatoarele drepturi: dreptul de a fi informat, dreptul de acces, dreptul la rectificare, dreptul de stergere, dreptul de a restrictiona procesarea, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul la opozitie. Va informam ca datele dumneavoastra personale sunt utilizate in scopurile mentionate mai sus.
Obiectul nostru de activitate nu se poate desfasura fara prelucrarea acestor date in scopurile mentionate mai sus. In cazul in care nu sunteti de acord, va rugam sa nu transmiteti cererea dumneavoastra de prestare servicii / livrare produse.

Retinerea datelor

Durata pastrarii acestor date este conform prevederilor legale, inclusiv pentru identificare in cazul eventualelor dispute juridice.
Nu vom reţine datele dumneavoastra cu caracter personal pentru o perioadă mai mare decât cea necesară scopului în care au fost colectate. Acest lucru înseamnă că datele vor fi distruse sau eliminate din sistemele noastre în momentul în care nu mai sunt necesare.
Luăm măsurile necesare pentru a ne asigura că informaţiile despre dumneavoastra sunt procesate şi reţinute pe baza următoarei logici:
1.cel puţin pe durata în care informaţiile sunt utilizate pentru a vă furniza un serviciu;
2.conform cerinţelor unei legi, ale unui contract sau în legătură cu obligaţiile legale;
3.atâta timp cât este necesar pentru scopul în care au fost colectate, sunt procesate sau atâta timp cât este necesar conform prevederilor oricărui contract, oricărei legi în vigoare, in vederea identificării in cazul eventualelor dispute juridice ori în scopuri statistice, făcând obiectul unei protecţii corespunzătoare.

Vom utiliza informaţiile pe care le colectăm în următoarele scopuri:
• pentru a oferi/presta un serviciu solicitat de dumneavoastra;
• pentru a asigura accesul si protectia dumneavoastra in spatiile noastre de cazare;
• pentru a livra produsele comandate de dumneavoastra;
• pentru ținerea evidenţelor interne specifice activităţii de cazare şi servicii de alimentaţie publică;
• în alte scopuri, având consimţământul dumneavoastră separat. De asemenea, este posibil să dorim consimţământul dumneavoastra separat pentru colectarea informaţiilor sau să vă notificăm separat despre modul în care vă colectăm informaţiile cu caracter personal într-un mod care nu este descris în prezenta Politică de confidenţialitate, în funcţie de cerinţele anumitor servicii suplimentare, dacă va fi cazul. In acest caz, veti putea retrage oricând acordul dumneavoastră, fără ca retragerea acetuia să afecteze legalitatea prelucrării efectuate inainte de aceasta retragere.

Utilizarea informatiilor dumneavoastră

Compania procesează datele cu caracter personal pentru scopurile descrise mai sus. Temeiul juridic al Companiei de a prelucra date personale include prelucrări care: sunt necesare pentru executarea contractului dintre dumneavoastra. şi Companie; sunt necesare pentru respectarea cerinţelor legale (de exemplu, pentru a respecta normele de contabilitate în vigoare şi a face dezvăluiri obligatorii autorităţilor legale); necesare pentru interesele legitime ale Companiei (de exemplu, pentru a gestiona relaţia dintre noi şi dumneavoastra şi pentru a asigura protecția patrimoniului Companiei ori clientilor).

Partajarea informatiilor dumneavoastră

Este posibil să dezvăluim informaţiile dumneavoastra intern, în cadrul companiei sau al echipelor relevante, cum ar fi, fără limitare, echipa de relaţii cu clienţii, echipa juridică, echipa financiară, echipa de vânzări, echipa de asistență tehnică. În cazul in care alegeti modalitatea de plata cu cardul a pretului serviciilor / produselor noastre, datele dumneavoastra personale se transferă furnizorului de servicii de plata prin card.
De asemenea, putem dezvălui informaţiile dumneavoastra către următoarele entităţi, numai în măsura în care va fi necesar pentru efectuarea Serviciilor / livrării produselor:
• Partenerilor de afaceri. De asemenea, putem partaja informaţiile dumneavoastra cu parteneri de afaceri de încredere, inclusiv, dar fără limitare, cu operatori de reţele wireless şi cu distribuitorii. Aceste entităţi sunt obligate să asigure securitatea informaţiilor dumneavoastra prin prevederi legale si contractuale, aceste entităţi au o capacitate limitată de a utiliza informaţiile dvs. în alte scopuri decât cel de a ne furniza servicii.
• Altor părţi, atunci când acest lucru este prevăzut de lege sau după cum este necesar pentru protejarea Serviciilor noastre. Pot exista situaţii în care dezvăluim informaţiile dumneavoastra către alte părţi: pentru a ne conforma legii sau drept răspuns la un proces legal obligatoriu (cum ar fi un mandat de percheziţie sau o hotărâre judecătorească); pentru a verifica sau a asigura conformitatea cu politicile care reglementează Serviciile noastre; şi pentru a proteja drepturile, proprietatea sau siguranţa Companiei sau a clienţilor acesteia.
• Altor părţi cu acordul dumneavoastră sau la indicaţia dumneavoastră. În afara dezvăluirilor descrise în prezenta Politică de confidenţialitate, este posibil să partajăm informaţii despre dumneavoastra cu terţe părţi cu care consimţiţi separat sau solicitaţi să efectuăm o asemenea partajare, dacă va fi cazul. In acest caz, veti putea retrage oricând acordul dumneavoastra, fără ca retragerea acestuia să afecteze legalitatea prelucrării efectuate inainte de aceasta retragere.

Mentinerea sigurantei informatiilor dumneavoastră

Tratăm cu multă seriozitate protecţia datelor dumneavoastră şi am implementat măsuri corespunzătoare, fizice şi tehnice, pentru a proteja informaţiile pe care le colectăm în legătură cu serviciile. Totuşi, reţineţi că, deşi luăm măsuri rezonabile ce tin de Companie pentru a vă proteja informaţiile, niciun site web, nicio transmisiune pe internet, niciun computer şi nicio conexiune wireless nu sunt complet sigure.

Transferul de date internaţional

Utilizarea Serviciilor de către dumneavoastră va implica transferul, stocarea şi procesarea informaţiilor dumneavoastră cu caracter personal în afara ţării dumneavoastră de reşedinţă către ţări din Spaţiul Economic European, in cadrul acestuia legislaţia privind protecţia datelor fiind la fel de cuprinzătoare decât cele din ţara dumneavoastră. Vom lua măsurile corespunzătoare, în conformitate cu legile în vigoare, pentru a ne asigura că informaţiile cu caracter personal rămân protejate.

Drepturile dumneavoastră

Aveţi dreptul de a solicita detalii privind informaţiile despre dumneavoastră pe care le colectăm şi de a ne cere să corectăm inexactităţile din aceste informaţii, de a obiecta sau de a solicita restricţionarea procesării, de a solicita accesarea, eliminarea sau portabilitatea informaţiilor dumneavoastră.
Vă vom furniza in mod gratuit informaţii privind acţiunile întreprinse în urma unei astfel de cereri în cel mult o lună de la primirea cererii. Această perioadă poate fi prelungită cu două luni atunci când este necesar, ţinându-se seama de complexitatea şi numărul cererilor. Vă vom informa cu privire la orice astfel de prelungire, în termen de o lună de la primirea cererii, prezentând şi motivele întârzierii. În cazul în care ati formulat o cerere în format electronic, informaţiile sunt furnizate în format electronic acolo unde este posibil, cu excepţia cazului în care solicitati un alt format.
Aveti posibilitatea de a depune o plângere în faţa autorităţii de supraveghere din Romania şi de a introduce o cale de atac judiciară.
În cazul în care avem îndoieli întemeiate cu privire la identitatea persoanei fizice care înaintează cererea menţionată mai sus, vom putea solicita furnizarea de informaţii suplimentare necesare pentru a confirma identitatea persoanei vizate.

În conformitate cu legislaţia aplicabilă, este posibil să refuzăm procesarea unor solicitări care se repetă în mod nerezonabil, necesită un efort tehnic disproporţionat, pun în pericol confidenţialitatea altor persoane, sunt extrem de nepractice sau a unor solicitări de accesare care nu sunt cerute de legea locală. În cazul în care cererile dvs sunt în mod vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului lor repetitiv, vom avea posibilitatea să percepem o taxă rezonabilă ţinând cont de costurile administrative pentru furnizarea informaţiilor sau a comunicării sau pentru luarea măsurilor solicitate, fie să refuzăm să dăm curs cererii.
Dacă doriţi să solicitaţi accesarea informaţiilor dumneavoastră, ori dacă aveti intrebări cu privire la politica de confidentialitate, contactaţi-ne la adresa gdpr@minerva.ro. Dacă aveti întrebări legate de securitatea datelor personale, acestea pot fi trimise către DPO MIHAI LAURA, dpo@minerva.ro , telefon 0726996600.
Dacă solicitaţi ştergerea informaţiilor personale, înţelegeţi că este posibil să nu mai puteţi accesa ori utiliza Serviciile companiei şi că informaţiile personale rămase pot continua să existe pentru o anumită perioadă în evidenţele şi arhivele Companiei, în conformitate cu legile în vigoare, dar că, Compania nu va utiliza aceste informaţii în scopuri comerciale. Înţelegeţi că, deşi solicitaţi ştergerea, Compania îşi rezervă dreptul de a reţine informaţiile dvs. cu caracter personal sau o parte relevantă a acestora, în conformitate cu secţiunea privind „Reţinerea datelor” şi cu legile în vigoare. Compania poate suspenda, limita sau încheia accesul dumneavoastră la site-ul web din cauza încălcării Condiţiilor de utilizare, atunci când acest lucru este necesar pentru a proteja drepturile, proprietatea sau siguranţa Companiei sau a oricăruia dintre partenerii de afaceri, angajaţii sau clienţii noştri.

Contactati-ne

De asemenea, este important să verificaţi frecvent actualizările Politicii de confidenţialitate. Cea mai recentă versiune a Politicii de confidenţialitate va fi întotdeauna disponibilă aici. Puteţi verifica „data intrării în vigoare” postată în partea superioară pentru a afla când a avut loc ultima actualizare a Politicii de confidenţialitate.
Dacă aveţi anumite întrebări, contactaţi-ne la adresa: Bucuresti, Strada Gheorghe Manu nr. 2-4, Sector 1, Ofiter de Date cu Caracter Personal- Mihai Laura, dpo@minerva.ro , telefon 0726996600. De asemenea, dacă doriţi să vă exercitaţi dreptul de accesare, de modificare, de ştergere/eliminare, de obiecţie, de restricţionare a procesării sau de portabilitate, ori dacă doriti să ne contactați, puteti folosi adresa gdpr@minerva.ro
Puteţi să depuneţi o plângere la Autoritatea Naționala de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal în cazul în care consideraţi că prelucrarea datelor dvs. personale încalcă legea în vigoare. Puteţi găsi detalii despre autoritatea de supraveghere din Romania pe site-ul acesteia www.dataprotection.ro

Politica privind prelucrarea datelor cu caracter personal obţinute prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video

1. Scopul prelucrării prin mijloace video
MINERVA 92 SRL prelucrează date cu caracter personal, respectiv imaginea, prin intermediul sistemelor video în scopul monitorizării accesului persoanelor în instituție, al asigurării securității spațiilor și bunurilor instituției, precum și al siguranței persoanelor aflate în sediul instituției.
MINERVA 92 SRL utilizează subsistemul de supraveghere video pentru asigurarea siguranței și securității instituției. Acest subsistem vine în completarea sistemele de detecție și alarmare la tentativa de efracție, de control acces, de detecție, semnalizare și alarmare la incendiu, formând astfel un sistem integrat la securitate fizică.
Întrucât prelucrarea datelor cu caracter personal (imaginea) prin intermediul mijloacelor de supraveghere video are un caracter obligatoriu, refuzul persoanei de a furniza datele respective determină anularea accesului acesteia în sediul Hotelului Minerva.

Aceasta politica stabileşte:
a. un set unitar de reguli care reglementează implementarea şi utilizarea sistemului de supraveghere video în scopul asigurării securităţii persoanelor şi bunurilor, pazei şi protecţiei bunurilor, imobilelor, valorilor şi a materialelor cu regim special care sunt utilizate în activitatea Minerva 92 SRL, respectând în acelaşi timp obligaţiile ce revin institutiei, în calitate de operator de date cu caracter personal, conform legislatiei din domeniul protectiei datelor şi măsurile de securitate adoptate pentru protecţia datelor cu caracter personal, protejarea vieţii private, a intereselor legitime şi garantarea drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate.
b. responsabilităţile privind administrarea şi exploatarea sistemului de supraveghere prin mijloace video, precum şi cele privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestor activităţi.

Politica privind prelucrarea datelor cu caracter personal obţinute prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video al Minerva 92 SRL descrie sistemul de supraveghere prin mijloace video al instituţiei şi măsurile de protecţie luate de preşedintele institutiei pentru a proteja datele cu caracter personal, viaţa privată şi alte drepturi fundamentale şi interese legitime ale persoanelor filmate de camerele video. 2

2. Condiții de legitimitate

Prelucrarea datelor cu caracter personal prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video, instalarea și utilizarea sub aspect tehnic a echipamentelor și elementelor componente ale sistemului de supraveghere video se realizează în conformitate cu prevederile legale în domeniu:
a. Regulamentul nr. 679/2016 privind protecția persoanelor în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Politicaul general privind protecția datelor – RGPD);
b. Instrucţiunile Autorităţii Europene de Protecţie a Datelor Personale privind supravegherea video, publicate 17 martie 2010, Bruxelles;
c. Decizia nr. 52/2012 privind prelucrarea datelor cu caracter personal prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video, emisă de președintele Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);
d. Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, republicată, cu modificările și completările ulterioare,
e. Hotărârea nr. 301 din 11 aprilie 2012 pentru aprobarea Normelor Metodologice a Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor;
f. Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 333/2003, aprobate prin HG nr. 301/2012, cu modificările și completările ulterioare;
g. Ordinul nr. 52/2002 privind aprobarea Cerințelor minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal, emis de Avocatul Poporului;

Supravegherea prin mijloace video se utilizează doar în situaţia în care mijloacele convenţionale aplicate sunt considerabil mai puţin eficiente în realizarea obiectivelor menţionate, conform analizei de risc efectuate la nivelul companiei.
MINERVA 92 SRL prelucrează imaginile înregistrate respectând prevederile legale în domeniu.

3. Zonele monitorizate
Amplasarea camerelor de supraveghere a fost realizată în conformitate cu legislația în vigoare și în baza analizei de risc efectuate la nivelul instituţiei.
Nu sunt monitorizate zonele în care există un nivel ridicat al așteptărilor privind viața privată (birouri în care publicul nu are acces, toalete și alte locații similare).
Supravegherea prin mijloace video se utilizează doar în situaţia în care mijloacele convenţionale aplicate sunt considerabil mai puţin eficiente în realizarea obiectivelor menţionate.
Se supraveghează prin mijloace video zonele de acces și spațiile destinate jusţiabililor şi zonele cu acces restricționat/interzis, după cum urmează:
– Caile de acces in incinta Minerva 92 SRL;
– Camere video in recepia si lobby-ul hotelului;
– Camere video in zona de restaurant, bar, zona de evenimente, bucatarii, bufet, zona de depozitare, parcare;

Dispozitivul de înregistrare se amplasează într-un spaţiu aflat sub pază permanentă cu acces restrictionat, pe baza de acces cu parola.

4. Transparență și informare

MINERVA 92 SRL furnizează persoanelor care intră în zona supravegheată video informaţiile prevăzute de art. 13 din Politica generala privind protecția datelor şi de art. 11 din Decizia nr. 52/2012, emisă de președintele ANSPDCP.
În acest sens, informaţiile prevăzute la art. 13 din RGPD, având alăturată pictograma aferentă, sunt aduse la cunoştinţa persoanelor vizate în mod clar şi permanent, prin intermediul unui afiş ″Notă de informare″ postat în locurile monitorizate, poziţionat la o distanţă rezonabilă de locul unde sunt amplasate echipamentele de supraveghere, astfel încât să poată fi văzut de orice persoană.

5. Protejarea vieții private și securitatea informațiilor

Pentru a proteja securitatea sistemului video și pentru a spori gradul de protecție a vieții, au fost introduse următoarele măsuri tehnice și organizatorice:
– limitarea timpului de stocare a materialului filmat, în conformitate cu cerințele de securitate;
– mediile de stocare (înregistratoare video digitale) se află în spații securizate, protejate de măsuri de securitate fizică;
– toți utilizatorii cu drept de acces au semnat fișa de post prin care se obligă să respecte prevederile legale în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal;
– dreptul de acces se acordă utilizatorilor doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu;
– persoana care are dreptul de a acorda, modifica sau anula dreptul de acces al utilizatorilor, conform procedurii de acces la bazele de date, este administratorul de sistem, desemnat în acest sens de operator;
– administratorul/responsabilul de sistem de securitate fizică desemnat în acest sens ține în permanență o listă actualizată a tuturor persoanelor care au drept de acces la sistemul de supraveghere video, cu specificarea tipului de acces;
– responsabilul cu protecția datelor personale va fi consultat înainte de instalarea oricărui nou sistem video.

Totodată, s-a avut în vedere prevenirea unei prelucrări ilegale de date cu caracter personal sau accesul neautorizat la datele respective.

6. Accesul la datele cu caracter personal colectate prin intermediul sistemului de supraveghere video

Accesul la imaginile video înregistrate și transmise în direct sunt limitate la un număr redus de persoane (angajați ai instituției) care pot fi identificate în mod clar și este determinat prin atribuțiile specificate în fișa postului (în ce scop și ce tip de acces).
În special, MINERVA 92 SRL impune limite în privinţa persoanelor care au dreptul:
– să vizioneze materialul filmat în timp real
– să vizioneze înregistrarea materialului filmat: vizionarea imaginilor înregistrate se va face în cazuri justificate, cum ar fi cazurile prevăzute expres de lege şi incidentele de securitate, de Directorul General sau înlocuitorul acestuia.
– să copieze, să descarce, să şteargă sau să modifice orice material filmat: copierea, descărcarea, şteargerea sau modificarea oricărui material filmat se va face de către personalul desemnat cu administrarea şi mentenanţa sistemelor de supraveghere, respectiv specialiştii IT ai firmei care este contractata sa faca mentenanta sistemului (Danirom Security- exista un Acord de prelucrare a datelor cu caracter personal), cu aprobarea Directorului General al Minerva 92 SRL.
Sistemul video al Minerva 92 SRL nu are ca scop captarea (de exemplu, prin focalizare sau orientare selectivă) sau prelucrarea imaginilor (de exemplu, indexare, creare de profiluri) care dezvăluie „categorii speciale de date”.
MINERVA 92 SRL nu intenţionează să utilizeze sistemul de supraveghere şi în mod ad hoc, respectiv cu caracter temporar, de circumstanţă.
Orice activitate de dezvăluire a datelor personale către terţi va fi documentată şi supusă unei analize riguroase privind, pe de-o parte, necesitatea comunicării, şi pe de altă parte, compatibilitatea dintre scopul în care se face comunicarea şi scopul în care aceste date au fost colectate iniţial pentru prelucrare (de securitate şi control acces), dar numai după ce a fost aprobată de către Directorul General.
MINERVA 92 SRL are obligaţia punerii la dispoziţia organelor judiciare, la solicitarea scrisă a acestora, înregistrările video în care este surprinsă săvârşirea unor fapte de natură penală, dar numai după ce s-a obţinut aprobare din partea Directorul General.
Sistemul de supraveghere video nu este utilizat pentru verificarea prezenţei la program sau evaluarea performanţei la locul de muncă.
În cazuri excepţionale, dar cu respectarea garanţiilor descrise mai sus, se poate acorda acces comisiei de cercetare disciplinară, în cadrul unei cercetări disciplinare, cu condiţia ca informaţiile să ajute la investigarea unei infracţiuni sau a unei abateri disciplinare de natură să prejudicieze drepturile şi libertăţile unei persoane.
Toți membrii personalului cu drept de acces la înregistrările video beneficiază de o instruire inițială în domeniul protecției datelor. Instruirea este oferită fiecărui nou membru al personalului, urmând ca atelierele periodice pe teme privind protecția datelor să fie organizate cel puțin o dată la doi ani pentru toți membrii personalului care au drept de acces la date.
Orice încălcare a securităţii în ceea ce priveşte subsistemul de supraveghere video este indicată în Registrul de incidente GDPR iar Directorul General este informat în legătură cu acest lucru, fără întârzieri nejustificate, în termen de cel mult 12 ore.

7. Descrierea şi specificaţiile tehnice ale sistemului

În mod convenţional sistemul de supraveghere video este un sistem static. Are ca funcţie înregistrarea imaginilor şi este echipat cu senzori de mişcare. Sistemul poate înregistra orice mişcare detectată de camerele instalate în zona supravegheată, alături de dată, oră şi locaţie.
Toate camerele sunt funcţionale 24 de ore, 7 zile pe săptămână.
Atunci când este necesar, calitatea imaginilor permite recunoaşterea celor care trec prin zona de acţiune a camerelor. Pentru o mai mare siguranţă a prelucrării datelor care pot fi obţinute în urma supravegherii video, camerele sunt fixe (fără funcţie de zoom), astfel utilizatorul nu poate modifica perimetrul/scopul supravegherii. Sistemul este utilizat de către Minerva 92 SRL doar pentru supraveghere. Sistemul este intretinut de firma Danirom Security, care asigura service pentru sistemul de supraveghere, neavand dreptul de operare asupra sistemului.

8. Beneficiile sistemului de supraveghere:
– creşterea controlului în perimetrul supravegheat, a intrărilor şi ieşirilor;
– eliminarea pierderilor cauzate de evenimente neprevăzute;
– respectarea actelor, normativelor şi legislaţiei în vigoare pentru obiectivele cu risc.

9. Instalarea, administrarea, exploatarea sistemului
Echipamentele sunt astfel instalate încât să se afle sub supraveghere doar acele spaţii identificate în analiza de risc ca având nevoie de protecţie suplimentară. Utilizatorii sistemului video sunt instruiţi să nu monitorizeze altfel de zone.
Imaginile captate de sistemul de supraveghere video sunt vizualizate în timp real doar pe monitorul calculatorului din camera de stocare a informatiilor.
Nu este permis accesul neautorizat la sistemul video.
Accesul este strict limitat la administratorii de sistem şi la persoanele din conducerea Minerva 92 SRL.
De la caz la caz, se poate acorda accesul la sistemul video şi altor persoane, în afara celor menţionate mai sus, doar cu aprobarea Directorului General sau a înlocuitorului acestuia. Aceste persoane nu vor avea acces la datele personale prelucrate în activitatea de supraveghere video.

10. Dezvăluirea datelor cu caracter personal colectate prin intermediul sistemului de supraveghere video
Informațiile înregistrate prin sistemele de supraveghere video sunt destinate utilizării de către MINERVA 92 SRL în scopul monitorizării accesului persoanelor în instituție, al asigurării securității spațiilor și bunurilor instituției, precum și al siguranței persoanelor aflate în sediul instituției și sunt puse la dispoziția organelor judiciare și a altor instituții abilitate de lege să solicite aceste informații, la cererea expresă a acestora.
Cu toate acestea, sistemul poate constitui mijloc de investigare sau de obţinere a unor informaţii pentru anchetele interne sau procedurile disciplinare, inclusiv in cazul situaţiilor în care se produce un incident de securitate fizică sau se observă un comportament infracţional (în circumstanţe excepţionale imaginile pot fi transferate organelor de cercetare în cadrul unei investigaţii disciplinare sau penale).
Orice activitate de transfer și dezvăluire a datelor personale către terți va fi documentată și supusă unei evaluări riguroase privind necesitatea comunicării și compatibilitatea dintre scopul în care se face comunicarea și scopul în care aceste date au fost colectate inițial pentru prelucrare (de securitate și control acces), şi se va face cu aprobarea Directorului General.
Orice situație de dezvăluire va fi consemnată de administratorul sistemului în Registrul de evidență a cazurilor de dezvăluire.

Imaginile înregistrate prin intermediul sistemului de supraveghere video instalat în incinta Hotelului Minerva pot fi puse la dispoziția organelor judiciare, la cererea expresă a acestora.

11. Durata de stocare
Durata de stocare a datelor obținute prin intermediul sistemului de supraveghere video este proporțională cu scopul pentru care se prelucrează datele, astfel că imaginile sunt stocate pentru o perioadă care nu depășește 30 de zile, cu excepția situațiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate.
La expirarea perioadei de stocare datele se șterg prin procedură automată în ordinea în care au fost înregistrate.
În cazul producerii unui incident de securitate, precum și în cazuri temeinic justificate, durata de păstrare a materialului filmat relevant poate depăși limitele normale în funcție de timpul necesar investigării suplimentare a incidentului de securitate.
Păstrarea este documentată riguros, iar necesitatea păstrării este revizuită periodic (la un interval de două luni), şi se va face cu aprobarea Directorului General.
În cazul în care durata de stocare depășește termenul prevăzut de 30 de zile, aceasta se va consemna în Registrul înregistrărilor care depășesc durata de stocare, gestionat de administratorul sistemului.
Directorul companiei va fi consultat înainte de achiziţionarea sau instalarea oricărui nou sistem video de protecţie.

12. Drepturile persoanei vizate
MINERVA 92 SRL garantează că asigură respectarea drepturilor ce revin persoanelor vizate, conform Politicaului nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE.
Toate persoanele implicate în activitatea de supraveghere video și cele responsabile de administrarea imaginilor filmate vor respecta procedura de acces la date cu caracter personal.
Informarea persoanelor vizate se realizează în mod clar și permanent prin intermediul unui semn adecvat, o pictogramă reprezentativă, cu vizibilitate suficientă și localizat în zona supravegheată, astfel încât să semnaleze existența camerelor de supraveghere.
În conformitate cu dispoziţiile Regulamentului nr. 679/2016 persoana vizată are următoarele drepturi in ceea ce priveste prelucrarea imaginilor video:
– dreptul de acces
– dreptul la ștergerea datelor (″dreptul de a fi uitat″)

În cazul în care persoana vizată are alte întrebări privind prelucrarea de către MINERVA 92 SRL a datelor personale care o privesc, se poate adresa reprezentatului cu Protectia datelor la adresa de e-mail dpo@minerva.ro.
Răspunsul la solicitarea de acces, intervenţie sau opoziţie se dă în termen de maxim 30 zile calendaristice. Această perioadă poate fi prelungită cu o luna atunci când este necesar, ținându-se seama de complexitatea și numărul cererilor.
Persoana vizată va fi informată cu privire la orice astfel de prelungire, în termen de 15 de zile de la primirea cererii, prezentându-i-se și motivele întârzierii.
În cazul în care persoana vizată introduce o cerere în format electronic, informațiile sunt furnizate în format electronic acolo unde este posibil, cu excepția cazului în care persoana vizată solicită un alt format.
Solicitantul poate preciza în cerere dacă doreşte ca informaţiile să îi fie comunicate la o anumită adresă, care poate fi şi de poştă electronică, sau printr-un serviciu de corespondentă care să asigure că predarea i se va face numai personal.
În cazul în care cererea se depune prin reprezentant, trebuie comunicate datele de identitate ale acestuia, precum şi împuternicirea dată în acest sens.
În cazul în care cererile din partea unei persoane vizate sunt în mod vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului lor repetitiv, MINERVA 92 SRL poate:
– fie să perceapă o taxă rezonabilă ținând cont de costurile administrative pentru furnizarea informațiilor sau a comunicării sau pentru luarea măsurilor solicitate;
– fie să refuze să dea curs cererii.
În cazul în care are îndoieli întemeiate cu privire la identitatea persoanei fizice care înaintează cererea având ca obiect exercitarea unuia din drepturile menționate, MINERVA 92 SRL poate solicita furnizarea de informații suplimentare necesare pentru a confirma identitatea persoanei vizate.
Dacă există solicitare expresă din partea persoanei vizate, se poate acorda dreptul de a vizualiza imaginile înregistrate care o privesc sau i se poate trimite o copie a acestora. Imaginile furnizate vor fi clare, în măsura posibilităţii, cu condiţia de a nu prejudicia drepturile terţilor (persoana vizată va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile altor persoanelor care pot apărea în înregistrare vor fi editate, astfel încât să nu fie posibilă recunoaşterea/identificarea lor). În cazul unei asemenea solicitări, persoana vizată este obligată să se identifice dincolo de orice suspiciune (să prezinte actul de identitate când participă la vizionare), să menţioneze data, ora, locaţia şi împrejurările în care a fost înregistrată de camerele de supraveghere.
De asemenea, persoana vizată va prezenta şi o fotografie recentă, astfel încât utilizatorii desemnaţi să o poată identifica mai usor în imaginile filmate. Persoana va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile persoanelor care pot apărea în înregistrare vor fi editate astfel încât să nu fi e posibilă recunoaşterea/identificarea lor.
Există posibilitatea refuzării dreptului de acces în situaţia în care se aplică excepţiile prevăzute de lege. Necesitatea de a restricţiona accesul se poate impune şi în cazul în care există obligaţia de a proteja drepturile şi libertăţile unor terţe persoane, de exemplu dacă în imagini apar şi alte persoane şi nu există posibilitatea de a obţine consimţământul lor sau nu se pot extrage, prin editarea imaginilor, datele personale nerelevante.
Pentru exercitarea drepturilor menționate mai sus persoana vizată trebuie să transmită a cerere întocmită în formă scrisă, datată și semnată, la adresa:
MINERVA 92 SRL
Gheorghe Manu 2-4, Sector 1, Bucuresti, Cod Postal 010445
Sau prin intermediul e-mail-ului: dpo@minerva.ro